由於2009年我對漳州市所舉辦的閩台檢驗醫學交流會議的感覺並不是很好，因此從金門飛回高雄的機上，一直與黃文正副局長、蘭光坪理事長及郭明坤總幹事商談如何籌備2010年在台灣舉辦會議的事宜。在多方努力下，今年台閩的交流會議，在成大成杏廳舉行，以”預防保健篩檢與健康管理經驗”為主題，並結合台南縣醫檢師公會的年會及成大醫技20週年慶的活動，展開一天半的會議。除講授課程內容精彩及十年交流的回顧外，以成立”台閩檢驗醫學交流中心備忘錄的簽署”最具深遠意義。由於事前很多人並不看好台灣檢驗醫學發展協會有能力辦好活動，但在台南縣全體理監事及發展協會幹部們在使命感的驅使下，讓與會者留下深刻印象。因此我也為大家籌辦此次會議的成功而感到驕傲。
多年來我不知在國內外參加多少場國際會議，深知舉辦任何大型學術會議要成功，除要有好的議題外，還要選擇適當的開會地點、充足的人力支援及足夠的財力；任何一個環節有問題，都會影響會議的品質。雖然這是一次成功的會議，但我針對此次會議提出個人的看法，以做為未來改進的參考。
重要的議題主軸
好的議題及適當的講員是學術會議吸引人氣的指標之一。此次以”預防保健篩檢與健康管理經驗”之論壇作為主題，涵蓋不同層面的預防保健及健康管理議題，符合當今醫檢及護理的重點項目，提供不同專業領域的需求，就議程的設計上是相當成功的。而所邀請的講員，如國民健康局邱淑媞局長、台大醫院薛博仁教授、福建省立醫院伍嚴安教授、福建醫科大學林東紅副院長、衛生署醫事處周道君科長等13位講者，各個都是一時之選。因此雖然前一星期台灣醫事檢驗學會在台北才剛舉辦完學術年會，但仍有1600多人 (網路註冊1467人)參加及58篇的壁報，顯示此會議的議題及講員是吸引許多人參加的主因。
然而也許為了讓學員得到足夠的學分(28.8)，主辦單位安排的講員過多了些，議程過長，兩天的會議均安排至下午五點半，缺少中間休息時間及緩衝時間，也連帶影響到本次會議的重點：「開幕式現場簽署備忘錄儀式」的進行。因此，為了良好的會議品質，建議未來若再辦，應該將時間控制在下午五點前結束，且早上及下午應各有一次點心時間，開幕式應有充裕的時間，因此，一天半的會議，最多以九位講員為宜。
適當的開會地點
在台灣，開會地點的便利性也常是決定會議是否能成功吸引人氣的主因之一。此次選擇在成大醫學院成杏廳舉辦，我認為是成功的要件之一。成杏廳是一個可以容納600人的大型會議廳，收費低廉又具有國際一流的軟硬體設施，寬廣的室內座椅及具人文藝術”等待維納斯”的室外空間，是本校舉辦國際會議及各類文化藝術表演頗受喜愛的場所。此外，成大醫學院交通便利，不論火車、公路及高鐵都很容易抵達，因此會場的適中性，在南台灣恐無其他學校機關或飯店可以取代。我慶幸早在七個月前已預約成杏廳，否則以成杏廳高人氣的租借率，一時將很難租借到場地。由於成醫不僅有好的會議廳，也提供壁報架，同時又有地下餐廳及四樓簡易餐廳的配合，讓與會者可以就近用餐；貴賓也可利用餐廳的研討室，在無外人打擾的場所用餐聊天，以節省時間。因此未來若要舉辦，可以依此模式找相關學校的環境設施，以利大型會議的進行。
財務規劃及募款
俗語說有錢不一定辦好事，但無錢一定辦不好事。舉辦大型會議要有足夠的經費，這是辦好成功會議最重要的條件。由於協會基本上並無任何經費來辦活動，因此所有會議期間的開銷及大陸參訪團來台的各項費用支出，只有來自學員的報名收入、廠商捐款及政府補助等。因此會議的籌辦及進行，對於經費的使用，嚴格控管有其必要。然若不該省而省，將會使參加者不悅；例如明知已有超過1400名網路報名，但主辦單位卻只準備了一千份的大會手冊及紀念品，明顯不足。第二天早晨從8:20議程開始，至中午12:20竟然無安排點心及休息時間，也實在不近人情。由於整個財務規劃對於活動是否能成功，扮演著重要的角色，因此只要與活動有關的費用，不論會前的籌備會議及會後的檢討會都應納入整個活動的財務支出才算合理，不應把所有參與幫忙者視為志工，既要出錢還要出力。由於協會兩年前在台中也舉辦過相同的會議，因此要預估整個會議的費用，應該不難。
舉辦任何活動，各項資訊的透明化是必然的。會前，負責財務規劃的幹部應該將所有經費的籌組情形，與初估費用是否相近告知籌備幹部；若有不足，也才能透過各自的管道，找尋適當的人或廠商捐款以補足差額。會後，更應該將使用情形公告周知，才得以服人。雖然我也是本次會議的籌備幹部，也幫助募款，但此次資金最後取得情形，是否已募到足夠的款項，我完全不知。個人建議，未來應將財務公開，讓所有幹部清楚知曉資金取得及應用情形，讓每位幹部皆有參與感及使命感，這才會是一個有組織的團隊。
準備流程及人力支援
對於一群從無舉辦大型會議經驗的團體，突然要接手舉辦，在經費及人力又不足的情況下要辦好會議，著實令人擔心。此次所有參與的工作人員，單憑著一股熱誠，籌備工作完全無標準作業流程，只有口語相傳的經驗，缺這缺那，顯得雜亂無章。開幕式的流程、貴賓致詞及司儀對順序的掌控，顯然是臨時才被安排，沒經過事先的演練及協調。演講者或主持人也無提供茶水，頒發紀念品的程序也應事先備妥並告知。
此次大會會場有台南縣醫檢師公會的理監事、發展協會的幹部及10名大學的工讀生，負責整個會場的秩序及運作，人力的投入應沒問題，只是事先沒演練及協調，因此人力配置不均，未來應該可以改善。特別在第一天，報到人數眾多，許多人不清楚程序，因此手忙腳亂。由於當日核醫的學術年會也在成醫舉辦，還好他們的報到在早上，而我們在下午，若兩單位都在早上，入門口人潮擁擠的報到處，將更形雪上加霜。因此標準作業程序的建立是很重要的，希望這次會議結束之後，各個負責人能撥空建立標準程序，將此次籌辦的優缺點列出，以利兩年後再辦的參考。
熱鬧的晚會
晚會選在情定飯店，剛好位在仁德高速公路旁，交通方便，備有停車場，但離成大醫學院約20分鐘車程。此次晚會結合所有台南縣醫檢師公會的會員及成大醫技20週年慶的老師加上大陸貴賓及國內的醫檢專家學者，大廳內滿滿的賓客，熱鬧非凡。餐會開始的燈光秀，讓我有點眼花撩亂，用餐中有多位議員候選人入內拜票，並上台發言，讓大陸人士了解台灣的選舉文化，也是一次不錯的民主教育。當晚菜色佳，又有紅酒陪襯，我也喝了幾杯，但敬酒聲不斷，實在讓人不適應，因此我遠離主桌，與系內老師聊天。晚會中，參插摸彩獎品，有人得數位相機，有人得腳踏車，更有人得到高額獎金，氣氛很high。
最辛苦的同仁
此次大會的籌辦有相當多人出錢出力，並有許多人提供意見，大家都希望此次能把活動辦成功。以下幾位好友的貢獻應特別感謝：
吳進興理事長及郭明坤秘書長，是此次會議的掌舵者，他們倆位與大陸阮孟源秘書長不知通過多少電話，才敲定所有會議的議程及細節，並負責規劃整個財務及安排參訪。他們不僅要擔心經費夠不夠，同時還要擔心整個過程是否順暢及參加會議人數的多寡，壓力之大可想而知。但當他們看到此次的報名人數及踴躍出席的反應時，他們的付出也等於獲得了回報。
蔡素雲小姐為台南縣公會的總幹事，是此次會議能成功的大功臣。她過去並無辦大型會議的經驗，從報名開始，資料的準備，聯絡事務、現場的安排及所有雜事，大都落在她一人身上，整個過程的協調，所遭遇的困境，一定點滴在心頭。若非她的積極辦事及任勞任怨，我們恐無法順利完成此次會議。經由本次大會的歷練，我相信未來南縣公會再舉辦任何的會議也將難不倒她。
呂振富主任是發展協會的左右手，雖然他已退休，但對醫檢師的權益，不時呼籲全聯會重視。此次大會，他收集、整理及撰寫十年交流回顧、撰寫台閩檢驗醫學交流中心備忘錄簽署的新聞稿及編撰大會刊物，又陪著大陸團至各地參觀訪問，實在是協會不可多得的人才。此外，吳憲政主任負責此次大會的募款、海報設計、照片提供及壁報論文審查，出錢出力功不可沒。
陳姿伶小姐是我元培的小學妹，人長得漂亮又具親和力，每次碰到總愛開玩笑，她標準的國語發音及響亮的嗓門是台南縣醫檢師公會的當家司儀。此次，在準備過程中，她與蔡素雲小姐準備所有事務外，也主持開幕式及在晚會當司儀，相當辛苦。
結語
籌辦大型會議過程雖然辛苦，但我很高興看到這是一次三贏的會議。對協會而言，主辦此次會議是成功的，除達到學術交流外，又有十周年回顧及檢驗醫學交流中心備忘錄的簽署；對公會而言是成功的，因為透過承辦此次大會，展現公會內部的凝聚力及執行能力；對成大醫技系而言，透過大會讓許許多多的醫檢前輩，了解過去20年來的成長及未來方向，也是成功的交流與宣傳。
總之，2010年是一次成功的學術交流會議，我有幸參與其中，學到不少經驗，也為人生閱歷增添了一筆。
吳俊忠
寫於中華民國九十九年十一月二日
沒有留言:
張貼留言